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POLÍTICA INTEGRAL DE CUENTAS POR COBRAR
El objetivo es establecer lineamientos claros para clientes y áreas internas que permitan garantizar pagos en tiempo y forma, fortalecer el control de la cartera y contribuir a la mejora continua.
2.1 Todo cliente que solicite una línea de crédito deberá contar con un expediente de crédito completo previo a su liberación.
2.2 El expediente deberá incluir, como mínimo:
2.3 Ninguna línea de crédito deberá ser liberada sin la validación y autorización interna.
2.4 El incumplimiento en la entrega de la documentación requerida podrá derivar en la suspensión de crédito y/o liberación de pedidos hasta regularizar el expediente correspondiente.
3.1 Las líneas y condiciones de crédito serán definidas de acuerdo con el análisis comercial y financiero de cada cliente, considerando su nivel de riesgo, capacidad de pago y comportamiento comercial.
3.2 En el caso de clientes con antecedentes comerciales o relación previa con la empresa, la línea de crédito será establecida tomando en cuenta:
3.3 Los clientes nuevos, sin historial comercial previo con la empresa, iniciarán operaciones bajo esquema de pago de contado.
3.4 Una vez generado historial de compra y pago, la empresa podrá evaluar la posibilidad de otorgar una línea de crédito.
3.5 Todo cliente estará sujeto a revisión semestral, para actualización de datos y contactos.
3.6 Toda línea de crédito podrá ser modificada, suspendida o cancelada en cualquier momento en caso de incumplimiento, riesgo financiero o cualquier situación que afecte la recuperación de cartera.
4.1 Las solicitudes de incremento o ampliación de líneas de crédito deberán ser revisadas y autorizadas por el área de Dirección y Finanzas, con base en el análisis del comportamiento de pago, nivel de endeudamiento, volumen de compra y riesgo crediticio del cliente.
4.2 La empresa detendrá la liberación de pedidos a clientes que presenten facturas vencidas mayores a 10 días y que no cuenten con una fecha compromiso de pago validada por el área correspondiente.
4.3 Cuando un cliente exceda el monto de crédito autorizado, deberá realizar un pago parcial o regularización de saldo para continuar con la liberación de pedidos y suministro de mercancía.
4.4 Toda promesa de pago deberá quedar documentada y confirmada por correo electrónico por parte del cliente indicando fecha estimada de pago.
4.5 Los clientes con incumplimientos recurrentes, atrasos constantes o desviaciones a las condiciones de crédito establecidas podrán ser sujetos a revisión de condiciones comerciales, restricción de crédito o suspensión temporal de pedidos.
Con la finalidad de asegurar la recuperación oportuna de cartera y mantener una comunicación preventiva con los clientes, el área de Crédito y Cobranza llevará a cabo el siguiente proceso de seguimiento:
5.1 (5) días previos al vencimiento de la factura, se enviará al cliente un estado de cuenta actualizado y se solicitará confirmación de la programación de pago correspondiente.
5.2 Durante la semana de vencimiento, se realizará un recordatorio mediante correo electrónico solicitando confirmación de fecha compromiso de pago.
5.3 De 1 a 5 días posteriores al vencimiento, se dará seguimiento mediante correo electrónico y llamada telefónica con la finalidad de validar el estatus del pago pendiente.
5.4 De 6 a 10 días de vencimiento, el caso será escalado con el ejecutivo responsable del cliente y se notificará de manera preventiva sobre una posible restricción o bloqueo de crédito.
5.5 Al cumplir 15 días de vencimiento, se aplicará el bloqueo preventivo de suministro y suspensión temporal en la liberación de nuevos pedidos hasta la regularización del saldo pendiente.
5.6 De 16 a 30 días vencidos, el seguimiento será realizado en conjunto con Gerencias, solicitando formalmente una fecha definitiva de pago y validando la continuidad de las condiciones comerciales.
5.7 A partir de 30 días de vencimiento, la empresa aplicará la cancelación de la línea de crédito, operando únicamente bajo esquema de pago de contado y sujeto a evaluación de continuidad comercial.
5.8 En casos recurrentes de atraso o incumplimiento, la empresa se reserva el derecho de aplicar medidas adicionales, incluyendo:
6.1 Los clientes que presenten atrasos, incumplimientos o incidencias de pago perderán temporalmente la posibilidad de solicitar ampliaciones de línea de crédito por un periodo de hasta 6 meses, sujeto a evaluación del área de Finanzas y Dirección.
6.2 Las condiciones y plazos de crédito previamente autorizados podrán ser modificados, restringidos o ajustados conforme al comportamiento de pago y nivel de riesgo del cliente.
6.3 La liberación de pedidos no procederá con base en promesas de pago. Únicamente podrán autorizarse pedidos cuando el pago correspondiente se encuentre efectivamente reflejado y validado por la empresa.
6.4 Toda factura con vencimiento superior a 30 días deberá ser escalada para revisión interna, con el objetivo de definir acciones correctivas y estrategias de recuperación.
6.5 Los clientes que mantengan facturas vencidas mayores a 30 días serán considerados cuentas de riesgo y podrán estar sujetos a suspensión de crédito definitivo, bloqueo de pedidos o cancelación de las condiciones comerciales autorizadas.
6.6 En caso de que el Deudor no realice el pago puntual de cualquier cantidad que deba cubrir al Acreedor conforme al presente contrato, dicha cantidad devengará intereses moratorios a una tasa del 6.5% (seis punto cinco por ciento) mensual sobre los saldos insolutos vencidos, a partir del día siguiente de la fecha de vencimiento hasta la fecha de pago total. En el supuesto de que cualquier fecha de pago de intereses fuese un día que no sea día hábil, dicho pago se efectuará en el día hábil inmediato siguiente.
